Χρειάζεστε να διαχειριστείτε με επιτυχία μια αναδιοργάνωση; Ρώτα τη Μαντλίν

Αγαπητή Madeleine,

Είμαι στην ανάπτυξη ηγεσίας και διαχείριση ταλέντων για μια παγκόσμια κατασκευαστική εταιρεία. Μια πρωτοβουλία αναδιοργάνωσης θα λάβει χώρα στις αρχές του δεύτερου τριμήνου του τρέχοντος έτους, προκαλώντας κάποιες απολύσεις και μείωση του προσωπικού. Γνωρίζουμε ότι αυτή η αλλαγή θα φέρει πολύ άγχος και προσπαθούμε να διαθέσουμε κάποιους πόρους για να βοηθήσουμε τους ανθρώπους να κατανοήσουν και να προετοιμαστούν για το τι πρόκειται να συμβεί.

Θα επηρεαστούν πολύ συγκεκριμένα τμήματα της επιχείρησης, γεγονός που θα δημιουργήσει άγχος σε ολόκληρο τον οργανισμό. Οι περισσότεροι από τους πόρους που έχω δει πλαισιώνονται γύρω από τη διαχείριση μιας κρίσης. Αλλά δεν θεωρούμε αυτήν την αναδιοργάνωση ως κρίση – τη βλέπουμε ως μέρος της ιστορίας μας για τη μείωση του κόστους και την ανάπτυξη.

Πώς βοηθάμε τους ηγέτες να υποστηρίξουν τις ομάδες τους σε αυτή τη δύσκολη περίοδο; Πώς μπορούμε να διατηρήσουμε το καλύτερο ταλέντο μας και να τους κρατήσουμε αφοσιωμένους και εστιασμένους στους μακροπρόθεσμους στόχους μας;

Θα ήταν υπέροχο να έχετε την άποψή σας για αυτό το θέμα.

Διαχείριση του Reorg

_________________________________________________________________

Αγαπητέ Διευθυντές του Reorg,

Έχετε δίκιο—αν μπορείτε να βοηθήσετε τους ανθρώπους να νιώσουν ότι μια αναδιοργάνωση είναι απλώς ένα φυσιολογικό μέρος της επιχειρηματικής ζωής, όλοι θα είναι καλύτερα. Και, τελικά, όσο περισσότερες πληροφορίες μπορείτε να μοιραστείτε με τους ανθρώπους, τόσο το καλύτερο.

Στο μοντέλο αλλαγής μας (μπορείτε να βρείτε ένα ηλεκτρονικό βιβλίο για το θέμα εδώ), το πρώτο στάδιο ανησυχίας είναι Ενημέρωση Ανησυχίες. Οι διευθυντές μπορούν συχνά να χειριστούν τις περισσότερες από αυτές τις ανησυχίες σε ομάδες, κάτι που μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο.

Τα άτομα με ανησυχίες πληροφοριών θέλουν να γνωρίζουν:

• Τι πραγματικά συμβαίνει;
• Τι συμβαίνει με τον τρόπο που έχουν τα πράγματα τώρα;
• Τι ελπίζουμε να πετύχουμε;
• Γιατί τώρα?
• Τι ευκαιρία θα έχω να θέσω ερωτήσεις και να εκφράσω τις ανησυχίες μου;
• Πώς νιώθουν οι άνθρωποι που σέβομαι για αυτήν την αλλαγή;

Το επόμενο στάδιο, το οποίο συχνά παραβλέπεται ή γίνεται σύντομη μετατόπιση, είναι Προσωπικές ανησυχίες. Οι διευθυντές μπορεί να αντιλαμβάνονται τους υπαλλήλους σε αυτό το στάδιο ότι είναι υπερβολικά απορροφημένοι από τον εαυτό τους ή ακόμη και γκρινιάζουν, επομένως η παρόρμηση να αποφύγουν τις συζητήσεις είναι έντονη. Ωστόσο, οι άνθρωποι μπορεί να χρειάζονται ένα ασφαλές φόρουμ για να μοιραστούν δύσκολα συναισθήματα όπως ο φόβος ή η ενοχή. Οι διευθυντές μπορεί επίσης να μπουν στον πειρασμό να αποφύγουν να αντιμετωπίσουν προσωπικές ανησυχίες επειδή μπορεί να μην έχουν απαντήσεις σε όλες τις ερωτήσεις που τίθενται. Εάν συμβαίνει αυτό, θα πρέπει να πουν την αλήθεια και να δεσμευτούν σε καταιγισμό ιδεών και να σχεδιάσουν συνεδρίες σκέψης για να καταλάβουν τα πράγματα.

Μπορεί να είναι μια πρόκληση να αναδείξετε αυτές τις ανησυχίες σε ρυθμίσεις ομάδας, επομένως οι διαχειριστές που λιμοκτονούν στο χρόνο θα πρέπει να προγραμματίσουν πρόσθετες συνομιλίες ένας προς έναν. Αυτή είναι μια εξαιρετική επένδυση χρόνου νωρίς στη διαδικασία, γιατί η έγκαιρη αντιμετώπιση προσωπικών ανησυχιών θα αποτρέψει δυσάρεστες εκπλήξεις στο δρόμο. Το να επιτρέπεται στους ανθρώπους να εκφράσουν τα συναισθήματά τους γενικά διαχέει τους φόβους τους.

Τα άτομα με προσωπικές ανησυχίες θέλουν να γνωρίζουν:

• Πώς θα επηρεάσει εμένα προσωπικά η αλλαγή;
• Θα κερδίσω ή θα χάσω;
• Θα αυξηθεί ο φόρτος εργασίας μου;
• Πώς θα επηρεαστούν οι σχέσεις μου;
• Θα μπορώ να καταλάβω πώς να κάνω τα πράγματα με νέο τρόπο;
• Πώς θα βρω τον επιπλέον χρόνο που θα χρειαστώ;

Ο CHRO μας, Kristen Costello, επινόησε μια νέα προσέγγιση για να διασφαλίσει ότι θα διατηρήσουμε τους καλύτερους ανθρώπους μας. Ονομάζεται το Συνομιλία Triple R. Είναι μια ισχυρή, εστιασμένη και λεπτομερής λήψη μιας συνομιλίας διαμονής. Τα τρία R αντιπροσωπεύουν Αντανάκλαση, επανασύνδεση και επανεπίσκεψη. Αυτή η συνομιλία απαιτεί από τον διευθυντή και τον υπάλληλο να έχουν μια σχέση εμπιστοσύνης.

Ο εργαζόμενος καλείται να προετοιμαστεί στοχαζόμενος γιατί έχουν μείνει, πόσο έχουν επενδύσει στην αποστολή του οργανισμού, τι απολαμβάνει περισσότερο στη δουλειά του και ποιες είναι οι μεγαλύτερες προκλήσεις του. Στη συνομιλία, ο διευθυντής παίρνει περισσότερες λεπτομέρειες για τους επαγγελματικούς στόχους του ατόμου και τις ελπίδες και τα όνειρά του. Ο διευθυντής μοιράζεται επίσης ιδέες και σχέδια που θα μπορούσαν να εξεταστούν. Συνεχίζουν να δείχνουν ενδιαφέρον για την ανάπτυξη και την εξέλιξη του ατόμου μετά τη συνάντηση. Είναι σημαντικό ο διευθυντής να μην δίνει υποσχέσεις που δεν είναι βέβαιοι ότι μπορούν να τηρήσουν—αυτό θα κάνει περισσότερο κακό παρά καλό.

Για περισσότερες λεπτομέρειες και μερικές εξαιρετικές ερωτήσεις, διαβάστε αυτό το άρθρο: Ακολουθήστε μια προσέγγιση „Triple R“ για να παραμείνετε συνεντεύξεις από την Kristen Brookins Costello. Η καλύτερη στιγμή για να αρχίσετε να κάνετε αυτού του είδους τις συζητήσεις είναι τώρα αμέσως. Δημιουργούν ένα εξαιρετικό θεμέλιο που θα βοηθήσει όλους να αντιμετωπίσουν κάθε καταιγίδα που μπορεί να έρθει.

Ένα πράγμα που έχω παρατηρήσει εδώ και χρόνια συνεργασίας με ανώτερους ηγέτες που διαχειρίζονται την αλλαγή είναι ότι τη στιγμή που ανακοινώνεται η αλλαγή, το σκέφτονται και το συζητούν με τους συνομηλίκους τους για τόσο καιρό που βαριούνται το όλο θέμα. Είναι εύκολο να ξεχάσουμε πόσο ανησυχητικό ήταν -και ο τεράστιος όγκος αδρεναλίνης που απελευθερώθηκε- όταν άκουσαν για πρώτη φορά για την αλλαγή. Είναι εύκολο να ξεχάσουμε ότι είχαν την ευκαιρία να επεξεργαστούν τις δικές τους ανησυχίες για μήνες, και μόνο και μόνο επειδή το έχουν ξεπεράσει και είναι έτοιμοι να προχωρήσουν, δεν σημαίνει ότι έχουν και οι άλλοι. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα για τους ηγέτες που όχι μόνο είναι συνηθισμένοι σε πολλές αλλαγές αλλά που ευδοκιμούν στην αλλαγή. Μπορεί να είναι δύσκολο για αυτούς να θυμούνται ότι οι περισσότεροι από τους υπαλλήλους τους δεν τους μοιάζουν καθόλου.

Για να το συνοψίσουμε, ακολουθούν ορισμένα πράγματα που πρέπει και δεν πρέπει να κάνετε για τις συνομιλίες αλλαγής:

Διευθυντές πρέπει:

• Μοιραστείτε όσες περισσότερες πληροφορίες μπορούν
• Μείνετε θετικοί για τους λόγους της αλλαγής
• Εφιστήστε την προσοχή στην αποστολή της επιχείρησης και στο πώς η αλλαγή θα βοηθήσει στην εκπλήρωση αυτής της αποστολής
• Εμπιστευτείτε ότι οι εργαζόμενοι που εγκαταλείπουν τον οργανισμό θα λάβουν την κατάλληλη υποστήριξη και πιθανότατα θα βρουν ανάλογη δουλειά σε άλλες εταιρείες
• Ακούστε τα στάδια ανησυχίας από τον εργαζόμενο, αναλογιστείτε τι ακούει και δώστε στο άτομο την ευκαιρία να βιώσει συναισθήματα χωρίς να κρίνει
• Απαντήστε σε ερωτήσεις όταν μπορούν και δεσμευτείτε ότι θα βρείτε απαντήσεις ή θα βρείτε μια απάντηση ως ομάδα όταν δεν μπορούν
• Να θυμάστε ότι πολλά άτομα μπορεί να ανησυχήσουν πολύ μπροστά στην αλλαγή, ακόμα κι αν οι λόγοι για την αλλαγή τους έχουν νόημα
• Εκφράστε ενσυναίσθηση για το πόσο δύσκολη μπορεί να είναι η αλλαγή για μερικούς ανθρώπους
• Δώστε προτεραιότητα σε ομαδικές και κατ‘ ιδίαν συνομιλίες σχετικά με την αλλαγή
• Δείξτε ενδιαφέρον για κάθε άτομο που του αναφέρεται και δείχνετε προθυμία να βοηθήσετε κάθε άτομο να αναπτυχθεί και να αναπτυχθεί κάνοντας στοχαστικές ερωτήσεις

Διευθυντές Δεν πρέπει να:

• Αφήστε τον φόρτο εργασίας τους ή τη στάση τους σχετικά με την κουραστική διαχείριση της αλλαγής να παρεμβαίνει στο να βοηθήσουν όλους να κατανοήσουν τις λεπτομέρειες και τις συνέπειες για την αλλαγή
• Αποκαλύψτε αρνητικές απόψεις σχετικά με την αλλαγή – τους δικούς τους ή άλλους ηγέτες
• Κατηγορήστε ή δαιμονοποιήστε οποιοδήποτε άτομο ή ομάδα ανθρώπων που απαίτησε την αλλαγή
• Ρίξτε αμφιβολίες για τις αποφάσεις που έχουν ληφθεί
• Υπερδραματοποιήστε την κατάσταση χρησιμοποιώντας γλώσσα που κάνει τους ανθρώπους που εξακολουθούν να έχουν δουλειά ως τυχερούς ή αυτούς που δεν έχουν ως καταδικασμένους
• Προσπαθήστε να ξεφύγετε με επιφανειακά check-in. π.χ. να ρωτάς κάποιον πώς τα πάει και να μην δίνεις σημασία στην απάντηση
• Δείξτε ανυπομονησία με το πόσο χρόνο χρειάζονται μερικοί άνθρωποι για να επεξεργαστούν
• Κρίνετε εκφράζοντας τις ανησυχίες σας ότι είστε αρνητικοί ή αμφισβητείτε την αλλαγή
• Ενδώστε στην παρόρμηση να πείτε στους ανθρώπους να συνεχίσουν με αυτό – οι άνθρωποι θα έρθουν γύρω με διαφορετικές ταχύτητες και το σπρώξιμο θα προκαλέσει μόνο αντίσταση

Ακριβώς όπως όλοι είχαμε συνηθίσει να ζούμε σε έναν κόσμο VUCA (πτητικό, αβέβαιο, σύνθετο και διφορούμενο), τώρα μας ανατίθεται να λειτουργούμε σε έναν κόσμο BANI (Εύθραυστο, Ανήσυχο, Μη γραμμικό και Ακατανόητο). Εάν αυτή η γλώσσα είναι νέα για εσάς ή ενδιαφέρουσα, ίσως σας αρέσει: Τι σημαίνει πραγματικά BANI. Ως μαθητής της ιστορίας, θα έλεγα ότι οι στιγμές BANI είναι περισσότερο μέρος της κοινής μας εμπειρίας από όσο πιστεύουμε. Όλοι απλώς μπερδεύουμε, παλεύουμε με την ανθρώπινη κατάσταση.

Τα καλύτερα πράγματα που μπορεί να κάνει ένας ηγέτης για να φροντίσει τους ανθρώπους του κατά τη διάρκεια μιας αλλαγής είναι να δίνει προσοχή, να ακούει πολύ, να καθησυχάζει όταν μπορούν και να είναι ευγενικός.

Αγάπη, Μαντλίν

Σχετικά με τη Madeleine

Μαντλίν Χόμαν Μπλανσάρ είναι πιστοποιημένος προπονητής, συγγραφέας, ομιλητής και συνιδρυτής της Blanchard Coaching Services. Η συμβουλή της Madeleine για τον καλοπροαίρετο διευθυντή είναι μια τακτική λειτουργία του Σαββάτου για μια πολύ επιλεγμένη ομάδα: καλοπροαίρετους διευθυντές. Η ηγεσία είναι δύσκολη – και όσο περισσότερο νοιάζεσαι, τόσο πιο δύσκολο γίνεται. Ελάτε μαζί μας εδώ κάθε εβδομάδα για πληροφορίες, πόρους και συνομιλία.

Έχετε μια ερώτηση για τη Madeleine; Στείλτε email στη Madeleine και αναζητήστε σύντομα την απάντησή σας. Σας ενημερώνουμε ότι παρόλο που θα κάνει το καλύτερο δυνατό, η Madeleine δεν μπορεί να απαντήσει προσωπικά σε κάθε γράμμα. Τα γράμματα θα υποστούν επεξεργασία για λόγους σαφήνειας και έκτασης.